Les listes déroulantes permettent à l’utilisateur de sélectionner une option parmi une liste de choix prédéfinis. C’est un moyen pratique pour éviter la saisie manuelle et ainsi éviter des erreurs de frappe et/ou harmoniser les données.
La valeur selectionnée dans la liste déroulante peut par ailleurs être utilisée afin de rendre une formule dynamique en fonction de la sélection.
Nous allons voir étape par étape comment créer une liste déroulante simple via le menu Validation des données. Si vous souhaitez modifier une liste, ou la supprimer, ces points sont également abordés.
Si vous avez des difficultés ou une question, n’hésitez pas à commenter ou me contacter.
Comment créer une liste déroulante sur Excel ?
Le GIF (Cliquer pour activer) ci-dessous illustre rapidement comment insérer une liste déroulante dans Excel via le menu de « Validation des données ».
Chacune des étapes est reprise et détaillé dans la suite de cette section en distinguant
- La création d’une liste avec des choix statiques (entrés manuellement à la création de la liste).
- La création d’une liste avec des choix dynamiques (référencés via une plage de cellules).
Créer une liste déroulante avec des choix entrés manuellement
Afin d’insérer une liste déroulante dans laquelle les choix disponibles sont rentrés un à un, de manière constante, il vous faudra suivre les étapes détaillées ci-dessous.
La feuille de calcul est initialement vide pour cet exemple.
Pour commencer :
- Sélectionner la cellule dans laquelle la liste déroulante sera ajoutée.
- Dans le menu « Données » du Ruban Excel.
- Dans la catégorie « Outils de données ».
- Ouvrir l’outil « Validation des données ».
- La fenêtre « Validation des données » apparaît.
- Dans l’onglet Option.
- Choisir « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».
Pour définir les choix du menu déroulant, il faut remplir le champ « Source » avec la liste de choix souhaités.
Cela peut être fait :
- En entrant directement les valeurs manuellement une à une, sans guillemets,
- En faisant référence à une plage de cellules, en commençant avec le signe égal (=) (Voir section suivante),
- En faisant référence à une plage de cellules nommée via le Gestionnaire de noms, en commençant avec le signe égal (=),
- Ou en entrant une formule qui retourne une liste de valeurs, et donc en commençant aussi avec le signe égal (=).
Dans cet exemple, les choix disponibles sont entrés manuellement (j’utilise ici un séparateur de liste avec une virgule – les versions françaises utilisent en général le point-virgule) :
Dans le champ « Source », entrer « Choix 1;Choix 2;Choix 3 » et valider.
La liste déroulante est alors créée :
Par la suite, pour modifier une liste déroulante entrée manuellement, il faudra retourner dans ce même menu et changer la liste de choix tel que souhaité.
Liste déroulante avec choix à partir d'une plage de cellules
Nous avons vu qu’il est possible d’entrer manuellement les choix de la liste manuellement un à un, mais cette solution peut être compliquée pour une longue liste de choix ou même pour maintenant cette liste. Heureusement, il est également possible de fournir une plage de cellules dans laquelle se trouvent les différents éléments de choix souhaités.
Pour cet exemple,
Dans la plage de cellule A1:A4, définir les choix à intégrer dans la liste:
Répéter les étapes décrites dans la section précédente:
- Données
- Outils de données
- Validation des données
- Options
- Autoriser: Liste
Mais cette fois ci en tant que source, référencer la plage de cellules qui contient les données.
Valider et la liste sera créée avec les choix définis dans la plage de cellules fournie en source:
Il est désormais possible de modifier directement les valeurs présentes dans les cellules de référence et la liste sera automatiquement adaptée aux changements sans avoir besoin d’aller à chaque fois dans le menu Validation des données.
Validations supplémentaires
Nous avons jusqu’ici uniquement créé une liste déroulante simple sans y indiquer une quelconque validation sur les données entrées.
En effet, bien qu’une liste déroulante soit active sur une cellule, il est toujours possible d’entrer une valeur manuellement dans cette cellule, valeur pouvant être inexistante parmi les choix que nous avons définis.
Voyons maintenant les possibilités qui s’offrent à nous.
Ignorer si vide
L’option Ignorer si vide permet de spécifier si nous souhaitons autoriser la valeur vide « » pour la cellule dans laquelle se trouve notre liste.
Ainsi, si cette option est cochée, la valeur vide sera autorisée.
Dans le cas contraire, si elle est décochée, alors il faudra entrer une valeur qui appartient à notre liste de choix pour éviter un message d’erreur (voir plus bas pour les Alertes d’erreur).
Illustration du Message d’erreur en GIF (Cliquer pour activer):
Message de saisie
Le message de saisie, si il est renseigné lorsque nous configurons notre liste déroulante, permet d’afficher une aide lorsque la cellule contenant la liste est selectionnée.
Alerte d'erreur
Il existe 3 Alertes d’erreur disponibles, dans les 3 cas, il nous est possible de déterminer le message à afficher.
Ces alertes d’erreur apparaîtrons lorsqu’une valeur qui ne fait pas partie de notre liste déroulante est entrée manuellement dans la cellule (Ou si l’on tente d’entrer la valleur nulle « » alors que l’option Ignorer si vide n’est pas cochée).
Stop: Si l’on choisit cette alerte, alors l’erreur est bloquante, il est impossible de valider la valeur entrée si elle ne fait pas partie de la liste.
Avertissement: Dans ce cas, l’erreur n’est pas bloquante et affiche un message d’alerte qui donne tout de même la possibilité de valider une valeur qui ne fait pas partie de la liste de choix – ou de revenir en arrière pour éditer celle ci avant de valider.
Informations: Finalement, cette alerte est à simple titre informatif et notifiera simplement que la valeur ne fait pas partie des choix possibles.
Comment modifier une liste déroulante Excel ?
Ajouter, modifier ou supprimer un choix dans une liste déroulante statique
Si votre liste déroulante a été créée de manière statique avec des valeurs constantes entrées manuellement pour déterminer les choix possibles, tel que décrit plus haut dans la section sur la création de liste déroulante, alors il vous faudra aller modifier la liste de choix directement dans le champ « Source » de « Validation des données » :
- Sélectionner la cellule dans laquelle se trouve votre liste déroulante.
- Dans le menu « Données » du Ruban Excel.
- Dans la catégorie « Outils de données ».
- Ouvrir l’outil « Validation des données ».
- La fenêtre « Validation des données apparaît ».
- Dans le champ « Source ».
- Modifier directement votre liste de choix disponibles tel que souhaité.
Modifier la plage de cellules de référence d'une liste déroulante
Une liste déroulante créée avec référence à une plage de cellules permettent de déterminer les éléments de la liste peut-être modifiée directement via ses cellules de référence : modifier la valeur d’une des cellule de référence modifiera directement cette valeur dans la liste de choix.
En revanche, si vous souhaitez étendre ou réduire la plage de cellules de référence de votre liste, il vous faudra alors modifier la « Source » via l’outil « Validation des données » :
- Sélectionner la cellule dans laquelle se trouve votre liste déroulante.
- Dans le menu « Données » du Ruban Excel.
- Dans la catégorie « Outils de données ».
- Ouvrir l’outil « Validation des données ».
- La fenêtre « Validation des données apparaît ».
- Face au champ « Source », cliquer sur l’icone flèche.
- La fenêtre de sélection de plage de cellules s’affichera.
- Sélectionner la nouvelle plage de cellule pour votre liste de choix.
- Valider.
Si au contraire vous souhaitez tout simplement supprimer une liste déroulante de votre feuille de calcul, deux possibilités s’offrent à vous.
Effacer une liste déroulante via Validation des données
Le Menu de « Validation des Données » permet de retirer la liste déroulante d’une cellule tout en conservant sa valeur et le format de la cellule :
- Sélectionner la cellule dans laquelle la liste déroulante se trouve.
- Dans le menu « Données » du Ruban Excel.
- Dans la catégorie « Outils de données ».
- Ouvrir l’outil « Validation des données ».
- La fenêtre « Validation des données » apparaît.
- Cliquer sur le bouton « Effacer tout ».
- Valider avec « Ok ».
Ecraser la cellule qui contient la liste déroulante
Cette méthode consiste tout simplement à remplacer la cellule qui contient la liste déroulante par une cellule vide, mais attention, dans ce cas vous ne conserverez ni la donnée ni le format de la cellule écrasée.
Pour ce faire, vous pouvez copier n’importe quelle cellule vide de votre feuille Excel et la coller sur la cellule qui contient la liste que vous souhaitez supprimer. Ou encore étirer une cellule vide adjacente sur la cellule à faire disparaitre.
