Créer une liste déroulante Excel – Validation des données

Temps de lecture : 5 minutes

Les listes déroulantes permettent à l’utilisateur de sélectionner une option parmi une liste de choix prédéfinis. C’est un moyen pratique pour éviter la saisie manuelle et ainsi éviter des erreurs de frappe et/ou harmoniser les données.

La valeur selectionnée dans la liste déroulante peut par ailleurs être utilisée afin de rendre une formule dynamique.

Nous allons voir étape par étape comment créer une liste déroulante simple via le menu Validation des données.

Si vous avez des difficultés ou une question, n’hésitez pas à commenter ou me contacter.

Liste Déroulante Excel
Liste Déroulante Excel

Le GIF (Cliquer pour activer) ci-dessous illustre rapidement comment insérer une liste déroulante dans Excel.

Créer Liste Déroulante Excel
Créer Liste Déroulante Excel - Cliquer pour agrandir

Liste de choix entrés manuellement

Reprenons chacune des étapes ci-dessus afin d’insérer une liste déroulante dans laquelle nous avons entré les choix disponibles un à un.

Notre feuille de calcul est initialement vide pour cet exemple.

Commençons par selectionner la cellule dans laquelle nous souhaitons ajouter la liste déroulante.

Puis dans le menu « Données » du Ruban Excel,

Dans la catégorie « Outils de données »,

Ouvrons l’outil « Validation des données:

Validation des données Excel
Validation des données Excel

La fenêtre « Validation des données » apparaît.

Dans l’onglet Option, 

On choisit alors « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».

Validation des données Excel - Liste
Validation des données Excel - Liste

Pour définir les choix de notre menu déroulant, il nous faut remplir le champ « Source » avec notre liste de choix.

Cela peut être fait :

  • En entrant directement les valeurs manuellement une à une, sans guillemets,
  • En faisant référence à une plage de cellules, en commençant avec le signe égal (=) (Voir section suivante),
  • En faisant référence à une plage de cellules nommée via le Gestionnaire de noms, en commençant avec le signe égal (=),
  • Ou en entrant une formule qui retourne une liste de valeurs, et donc en commençant aussi avec le signe égal (=).

Dans cet exemple, nous allons entrer manuellement les choix disponibles:

Validation des données Excel - Source
Validation des données Excel - Source

Entrons « Choix 1,Choix 2,Choix 3 » et validons.

Voilà, notre liste déroulante est créée:

Liste Déroulante Excel - Création Manuelle
Liste Déroulante Excel - Création Manuelle

Par la suite, pour modifier une liste déroulante entrée manuellement, il faudra retourner dans ce même menu et changer la liste de choix tel que souhaité.

Liste de choix à partir d'une plage de cellules

Nous avons vu qu’il est possible d’entrer manuellement les choix de notre liste manuellement un à un, mais cette solution peut être compliquée pour une longue liste de choix ou même pour maintenant cette liste. Heureusement, nous avons également la possibilité de fournir une plage de cellules dans laquelle se trouvent les différents éléments de choix souhaités.

Dans la plage de cellule A1:A4, définissons les choix que nous souhaitons intégrer:

Liste Déroulante Excel - Choix de Liste
Liste Déroulante Excel - Choix de Liste

Répétons les étapes décrites dans la section précédente:

Données -> Outils de données -> Validation des données -> Options -> Autoriser: Liste

Mais cette fois ci en tant que source, nous allons référencer notre plage de cellules:

Liste Déroulante Excel - Référence
Liste Déroulante Excel - Référence

On valide et notre liste est créée avec les choix définis dans notre plage de cellules:

Liste Déroulante Excel - Choix de Liste Référencée
Liste Déroulante Excel - Choix de Liste Référencée

Nous pouvons désormais modifier directement les valeurs présentes dans les cellules de référence et notre liste sera automatiquement adaptée aux changements sans avoir besoin d’aller à chaque fois dans le menu Validation des données.

Modification Liste Déroulante Excel
Modification Liste Déroulante Excel

Validations supplémentaires

Nous avons jusqu’ici uniquement créé une liste déroulante simple sans y indiquer une quelconque validation sur les données entrées. 

En effet, bien qu’une liste déroulante soit active sur une cellule, il est toujours possible d’entrer une valeur manuellement dans cette cellule, valeur pouvant être inexistante parmi les choix que nous avons définis.

Voyons maintenant les possibilités qui s’offrent à nous.

Ignorer si vide

L’option Ignorer si vide permet de spécifier si nous souhaitons autoriser la valeur vide «  » pour la cellule dans laquelle se trouve notre liste.

Ainsi, si cette option est cochée, la valeur vide sera autorisée.

Dans le cas contraire, si elle est décochée, alors il faudra entrer une valeur qui appartient à notre liste de choix pour éviter un message d’erreur (voir plus bas pour les Alertes d’erreur).

Liste Déroulante Excel - Ignorer si vide
Liste Déroulante Excel - Ignorer si vide

Illustration du Message d’erreur en GIF (Cliquer pour activer):

Liste Déroulante Excel - Erreur Ignorer si vide
Ignorer si vide - Cliquer pour agrandir

Message de saisie

Le message de saisie, si il est renseigné lorsque nous configurons notre liste déroulante, permet d’afficher une aide lorsque la cellule contenant la liste est selectionnée.

Liste Déroulante Excel - Message de saisie
Liste Déroulante Excel - Message de saisie
Liste Déroulante Excel - Message de saisie s'affiche
Liste Déroulante Excel - Message de saisie s'affiche

Alerte d'erreur

Il existe 3 Alertes d’erreur disponibles, dans les 3 cas, il nous est possible de déterminer le message à afficher.

Ces alertes d’erreur apparaîtrons lorsqu’une valeur qui ne fait pas partie de notre liste déroulante est entrée manuellement dans la cellule (Ou si l’on tente d’entrer la valleur nulle «  » alors que l’option Ignorer si vide n’est pas cochée).

Stop: Si l’on choisit cette alerte, alors l’erreur est bloquante, il est impossible de valider la valeur entrée si elle ne fait pas partie de la liste.

Validation des données Excel - Stop
Validation des données Excel - Stop
Validation des données Excel - Stop Message
Validation des données Excel - Stop Message

Avertissement: Dans ce cas, l’erreur n’est pas bloquante et affiche un message d’alerte qui donne tout de même la possibilité de valider une valeur qui ne fait pas partie de la liste de choix – ou de revenir en arrière pour éditer celle ci avant de valider.

Validation des données Excel - Avertissement
Validation des données Excel - Avertissement
Validation des données Excel - Avertissement Message
Validation des données Excel - Avertissement Message

Informations: Finalement, cette alerte est à simple titre informatif et notifiera simplement que la valeur ne fait pas partie des choix possibles.

Validation des données Excel - Informations
Validation des données Excel - Informations
Validation des données Excel - Informations Message
Validation des données Excel - Informations Message
Partager :

Laisser un commentaire